Reuniões podem ser uma perda de tempo e significar um gasto emocional para a equipe e econômico para a empresa. Muitas delas, como já ouvimos falar no meme, “poderia ter sido um e-mail”. Muito disso é reflexo de empresas que não se organizaram em relação a sua gestão de tempo. Más reuniões, além de desperdiçarem tempo, também desperdiçam dinheiro. E o contrário também acontece: boas reuniões podem dar contribuições cruciais para o sucesso da empresa.
Neste material, separamos as melhores dicas para que você só faça reuniões se for realmente importante, e o principal: que elas sejam eficazes trazendo o sucesso para toda a equipe e empresa.
Checklist: descubra se está seguindo o caminho certo
Vamos começar do começo! É hora de confirmar se a reunião é mesmo necessária. Uma vez que ela irá acontecer, como se preparar para essa reunião? Use o checklist abaixo para ter certeza de que cobriu todos os passos importantes na preparação de uma reunião eficaz.
- Identificou a finalidade da reunião?
- Identificou os objetivos da reunião?
- Selecionou os participantes e identificou as suas funções?
- Identificou como as decisões serão tomadas e quem serão os responsáveis pela tomada da decisão final em cada assunto em pauta?
- Decidiu onde e quando realizar a reunião e confirmou a disponibilidade de espaço?
- Identificou e confirmou a disponibilidade dos equipamentos necessários?
- Avisou os participantes do dia e local de realização da reunião?
- Se necessário, desenvolveu uma pauta preliminar com finalidade, objetivos e assuntos em pauta?
- Se necessário, enviou a pauta preliminar aos principais participantes e a outros stakeholders para informá-los com antecedência?
- Finalizou a pauta e a distribuiu a todos os participantes?
- Enviou quaisquer relatórios ou itens necessários para a preparação dos participantes?
- Verificou se todas as pessoas-chave participarão?
- Concluiu sua própria preparação (por exemplo, elaborou apresentações, imprimiu materiais de apoio)?
Dicas de produtividade
Agora que você já fez o checklist, guarde as etapas que irão acelerar a tomada de decisões e melhorar a execução das medidas propostas nas suas reuniões.
- OITO ETAPAS PARA UMA REUNIÃO DE RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS:
1. Descobrir o que os participantes pensam sobre o problema;
2. Chegar a um acordo sobre a definição do problema;
3. Discutir há quanto tempo o problema já existe e o que está acontecendo agora como resultado;
4. Definir o que os participantes julgam ser as causas do problema;
5. Resumir as futuras consequências do problema, se não for resolvido;
6. Fazer brainstorming de opções para solucionar o problema. Esclarecer as vantagens e desvantagens de cada opção;
7. Decidir o peso a dar a cada fator ao escolher cada opção: tempo, recursos financeiros, valores, e assim por diante;
8. Chegar a um acordo pleno ou pelo menos a um consenso sobre uma opção para resolver o problema.
Reuniões no modelo flexível
Muitas empresas continuaram a trabalhar de forma remota após a pandemia de COVID-19 e as reuniões virtuais passaram a ser mais comuns. Separamos, também, três táticas que vão ajudar na eficiência desse modelo de reunião:
1 – SEJA MUITO INTERATIVO
- Faça um esforço para interagir com colegas distantes. Seja sempre cordial, cumprimente e crie espaços para papos mais informais e cotidianos.
- Aproveite a troca de repertórios: tenha uma atitude de interesse pessoal pelos colegas que estão participando de longe. Fale com eles fora das reuniões para conhecê-los melhor. Use chats, e-mails e outras ferramentas.
- Lembre-se: celulares no modo silencioso sempre. Foque na reunião, nas interações e na relação que se desenrola por ali.
2 – USE A TECNOLOGIA PARA MELHORAR A COLABORAÇÃO
- Investigue quais ferramentas funcionariam para a sua equipe e treine todos para utilizá-las.
- Teste a tecnologia antes de cada reunião, ou então peça que todos se conectem 10 minutos antes, para resolver eventuais problemas de última hora.
- Tenha um plano B. Por exemplo, mande as apresentações ou documentos por e-mail a todos antes da reunião; assim, se a tecnologia falhar, ainda será possível fazer uma reunião produtiva.
3 – RESERVE AS REUNIÕES PARA A COMUNICAÇÃO EM DUAS VIAS
- Se você precisa transmitir informações importantes para todos da equipe, não use uma reunião virtual. Prefira uma transmissão por webcast ou e-mail.
Reuniões eficazes são um pilar essencial para a produtividade e o contínuo crescimento da empresa. Quando bem-estruturadas e com propósito claro, não apenas economizam tempo, mas também melhoram a comunicação e a tomada de decisões. Para os colaboradores, isso significa menos interrupções e um ambiente de trabalho mais focado e motivador, promovendo o engajamento e a satisfação. No modelo de trabalho flexível, reuniões objetivas ajudam a manter a equipe alinhada e conectada. Implementar tais mudanças em sua empresa garante com que todos estejam na mesma página e contribuindo para o alcance dos objetivos organizacionais.